Voici comment Elma Schmidbauer a choisi son ERP
De la construction d'équipements en passant par la production en série et la chimie, l'entreprise Elma Schmidbauer, à la pointe au niveau international, a de part son statut de leader mondial et de sa présence dans différents secteurs d’activités des exigences particulières envers son système ERP.
Comme l’ancien ERP avec ses multiples adaptations spécifiques n’était plus maintenable et impossible à migrer, la société a décidé qu’il était temps de chercher une nouvelle solution ERP. Dans cet interview, les trois chefs de projet nous informent de quelle manière ils ont procédé pour la sélection et ce à quoi ils ont particulièrement veillé.
Fabian Merk |
Oliver Brauer |
Matthias Dampmann |
Pour quelle raison vous êtes-vous lancé à la recherche d'un nouveau système ERP ?
Fabian Merk: En 2015, nous utilisions encore un produit de Microsoft. Il s'agissait d'un système très personnalisé, qui avait accumulé au fil des ans environ 1 000 jours de développement spécifique. Cela a entraîné de nombreux problèmes : nous avions l’impression de ne plus être en mesure de le mettre à jour. De plus, les processus, les calculs et les flux de matériaux manquaient totalement de transparence. C'est pourquoi nous avons pris la décision de rechercher un nouvel ERP et avons lancé le processus de sélection.
Quels points essentiels avez-vous définis lors de la sélection ? Pouvez-vous nous faire une synthèse du projet ?
Fabian Merk: Nous avons tout d'abord constitué une équipe de base de 8 personnes qui ont suivi le projet dans sa totalité. Ensuite, nous avons dû définir clairement nos exigences. Nous nous y sommes attaqués avec l'aide de Trovarit et avons sur cette base rédigé un cahier des charges que nous avons ensuite distribué aux fournisseurs. Le premier résultat intermédiaire a alors été une liste de 20 fournisseurs qui étaient intéressants pour nous
Ensuite, nous nous sommes penchés sur le sujet de manière encore plus approfondie et avons évalué les fournisseurs d'ERP au moyen de modèles de scoring. À ce stade, nous avons déjà demandé les premiers devis et l'équipe a restreint le champ à 4 fournisseurs. Nous les avons alors contactés et les avons conviés chez nous en leur présentant l'entreprise Elma ainsi que nos processus de base. Chaque fournisseur a alors eu 2-3 semaines pour préparer un rendez-vous au cours duquel il a pu présenter sa solution, adaptée à nos exigences. Naturellement, nous avons aussi effectué des visites chez certaines références clients et ce, pour les 4 fournisseurs et avons écouté leurs avis
C’est ainsi que nous sommes finalement entrés en phase finale avec 2 acteurs. Là, nous avons complété le cahier des charges auquel les 2 prestataires ont répondu lors d’une présentation finale, où notre direction était évidemment présente, au premier rang. La décision finale a été prise par l'équipe centrale ERP.
Quelles étaient les exigences clés auxquelles le futur système devait absolument répondre?
Matthias Dampmann: Nous devons représenter le flux des commandes avec toutes les difficultés existantes dans les trois domaines où nous sommes actifs : la construction d'équipements, la production en série et la chimie. Il s'agissait là de nos thèmes essentiels et c'est ce qui nous a guidé dans toutes nos décisions et actions.
Pouvez-vous mentionner 1 ou 2 exemples concrets de ces thèmes clefs ?
Matthias Dampmann: On peut prendre comme exemple le traitement des commandes, de la demande initiale à la livraison dans le domaine de la production en série. Mais également l'activité concernant les équipements d'installation elle-même, qui, en tant que de projet, implique un tout autre déroulement. Ce qui était tout nouveau pour nous, était l'intégration de la production chimique dans le système ERP car celle-ci n'était auparavant pas fortement imbriquée dans l'informatique.
Oliver Brauer:
Avant l'intégration dans le système ERP, la production chimique travaillait encore avec des fiches bristol. Pour l'équipe, cela peut être naturellement comparé au passage de l'âge de pierre au voyage spatial. Il s'agissait certainement de l'étape la plus importante du projet, mais aujourd'hui il serait pour eux hors de question de se séparer de la solution ERP.
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" Pour l'équipe, cela peut être naturellement comparé au passage de l'âge de pierre au voyage spatial " |
Il s'agissait certainement de l'étape la plus importante du projet, mais aujourd'hui il serait pour eux hors de question de se séparer de la solution ERP.
Quels ont été les critères déterminants ?
Oliver Brauer: Du point de vue informatique, il était naturellement important pour nous d'obtenir un système moderne et avant tout stable qui nous demande le moins d'efforts possibles dans notre travail quotidien. La solution ERP doit être idéalement disponible 24 heures sur 24 et il doit y avoir aussi peu d'interruptions imprévues que possible. Et nous pouvons clairement affirmer qu'il en est ainsi : nous avons une disponibilité du système proche de 100 %.
