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Introduction de l'ERP : le match se joue avant le match

Durée de lecture: 6 Minutes 01.03.2022 Actualités & Tendances

Comment Elma a maîtrisé l'implémentation de l'ERP

Après avoir choisi son système ERP, on entre dans le vif du sujet : l'implémentation approche. Mais quelle est la meilleure façon d'appréhender un projet d'une telle ampleur ? Comme la majorité des entreprises ne s'attaquent à la mise en place d'un ERP que tous les 10 à 15 ans, il est toujours bon de pouvoir s'appuyer sur l’expérience des autres.

C'est la raison pour laquelle nous avons demandé à la société Elma Schmidbauer comment ils ont réalisé l’implémentation de leur ERP, ce qu'ils en ont appris et quels conseils ils peuvent donner. Les trois chefs de projet nous en disent plus dans cette interview.

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Fabian Merk
Directeur marketing et du développement de l'entreprise
chez Elma Schmidbauer

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Oliver Brauer
Responsable Informatique
chez Elma Schmidbauer

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Matthias Dampmann
Responsable ordonnancement
chez Elma Schmidbauer

  1. À quoi a ressemblé le déroulement du projet de mise en place ?
    Matthias Dampmann: Après avoir porté notre choix sur proALPHA, nous avons dû nous pencher sur la manière d'amener nos collaborateurs et collaboratrices à maîtriser le système, comment représenter nos processus etc. En plus de notre équipe de base composée de 8 spécialistes de division issus de tous les domaines, du commerce à la production en passant par la logistique, nous avons aussi formé une équipe sous-jacente de 30 utilisateurs clés. Celle-ci aussi était constituée de spécialistes qui travaillent quotidiennement avec le système ERP et veillent à ce que tout le monde adhère et se familiarise avec proALPHA. Ceci nous a permis de supprimer la peur du système chez nos collaborateurs*trices. Impliquer tout le monde, chercher et obtenir l’adhésion de toutes et tous si tôt dans le projet était en tous cas la bonne solution.
     
  2. Combien de temps a duré l’implémentation – de la signature du contrat à la mise en service ?
    Fabian Merk: Nous avons lancé le processus de sélection en 2015 et la mise en service a été terminée avec succès en octobre 2018. Nous avons investi 2 bonnes années et demie dans l'implémentation, ce qui est dû au fait que d'une part nous avions des exigences très élevées, et que d'autre part nous utilisons proALPHA à très grande échelle.
     
    Oliver Brauer: Exactement, nous avons un taux d'utilisation très élevé: environ 90% des modules de base de proALPHA sont utilisés chez nous. De plus, durant cette période critique, nous avons reçu la plus grande commande d'équipements dans l'histoire de l'entreprise. Dans ce contexte, nous avons tout de même douté un court moment sur notre capacité à honorer une telle commande et en même temps de mettre en place un nouvel ERP. Nous avons alors décidé d’un commun accord avec proALPHA que cette commande était la priorité supérieure et que nous ne pouvions prendre aucun risque ici. Cela a bien sûr eu un impact sur la durée de la mise en place de l’ERP.
     
  3. Qu'est ce qui a changé depuis le golive ?
    Matthias Dampann: Beaucoup de choses. Il s'est passé énormément de choses et nous avons pu mettre en place de nombreuses optimisations grâce à proALPHA et aux possibilités qu’il offre. Maintenant, notre travaillons avec plus de facilité et surtout de manière beaucoup plus transparente.
     
  4. Quel est le bilan, si vous deviez comparer vos souhaits à la réalité ?
    Oliver Brauer: Nous ne sommes pas encore arrivés à la fin: nous nous trouvons encore dans la phase d'optimisation et souhaitons aller encore plus loin. Nous partions en effet d'un système hautement individualisé dans lequel quasiment 1 000 jours d'adaptation ont été investis au cours des années. Nous avions même notre propre programmeur en interne afin de pouvoir réaliser des adaptations rapidement. Maintenant, avec proALPHA, nous sommes à environ 140 jours d'adaptation. C’est un tout autre niveau et une différence considérable.
     
    Matthias Dampmann: Dès le début, cela a été notre objectif : rester aussi proche que possible de la version standard afin de maintenir notre capacité de mise à jour. Tout ce qui est possible dans le standard, nous voulions le conserver. Nous étions prêts, jusqu’à un certain point, à adapter nos processus à l’ERP et à ne pas déformer proALPHA pour nos besoins. Après tout, personne ne dit que ce que nous faisons est vraiment correct. À ce niveau, il faut rester ouvert à de nouvelles façons de penser.

     
  5. Quelles leçons tirez-vous de ce projet ? Quelle était à vos yeux la bonne approche et qu'auriez-vous fait différemment avec le recul ?
    Matthias Dampmann: La façon dont nous avons procédé avec une équipe centrale et une équipe d'utilisateurs clés était la bonne méthode. L'équipe centrale existe encore aujourd'hui et se réunit mensuellement pour discuter des cas problématiques ou faire avancer les optimisations. Il est très important de se parler, de se concerter et de rester en permanence à l'écoute des évolutions.


    Ce que nous aurions peut-être fait différemment : intégrer dès le début d'autres modules comme l'APS (Advanced Planning and Scheduling). Cela nous aurait probablement beaucoup apporté dans le projet.

    Un autre point : chez nous le PDM, le programme de conception, est le principal système qui nous fournit les données techniques. Là aussi, je prendrais une décision différente aujourd’hui pour simplifier et optimiser la flexibilité dans le domaine du flux de matériel.


  6. En règle générale, les entreprises ne changent de système ERP que tous les 15 ans. Pour la plupart des entreprises c’est tout sauf une routine. Avez-vous d’autres conseils à donner ?
    Oliver Brauer: Nous aussi nous sommes dans un processus d'apprentissage permanent. On doit être prêt à envisager le projet non pas uniquement comme un projet informatique, mais comme un projet organisationnel. Cela signifie que l'on doit aussi emprunter des chemins difficiles, se défaire d'anciennes méthodes et avant tout démarrer le projet avec une estimation réaliste des efforts et des dépenses. Il faut en outre être conscient que le projet doit continuer de vivre après le golive. Cela reste un processus d'amélioration continue.

    Fabian Merk: Je tiens à le souligner encore une fois : c’est une question de communication. Au final, un changement de système est synonyme de grand chamboulement pour tous les collaborateurs et collaboratrices. On nous retire le système auquel on s’est attaché ces 15 dernières années, c’est peut-être ainsi que les utilisateurs et utilisatrices le perçoivent. Il est primordial de beaucoup communiquer et de montrer clairement aux collaborateurs la valeur ajoutée apportée par le changement pour que le projet ERP soit un succès.


    Matthias Dampmann: Ce qui a aussi été très important pour moi, c’est de comprendre que la mise en place ne se termine pas avec le golive. La véritable mise en place n’a lieu réellement qu’après le golive. C'est là qu'arrivent la familiarisation et les expériences avec proALPHA. C'est ce que nous avons appris dans les mois qui ont suivi le démarrage et qui nous fait avancer maintenant. Il faut vraiment persévérer car le projet ne se termine pas avec l’implémentation mais c'est là qu’il commence vraiment.

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