Indice: la plupart n'ont rien à voir avec la fonctionnalité.
Si votre estomac a tendance à se nouer à la perspective d’une mise en place imminente d'un ERP, c'est un phénomène tout à fait normal. Car de nombreuses décisions ont une portée sur des années, voire sur des décennies, y compris en ce qui concerne le budget. C'est pourquoi il est d'autant plus important de ne pas être victime des facteurs de coûts typiques.
Chaque entreprise est unique, chaque projet ERP est différent. Et pourtant : dans les entretiens sur la sélection et la mise en place de systèmes ERP, les personnes intéressées se plaignent souvent des mêmes facteurs de coûts. Dans cet article de blog, nous avons rassemblé pour vous quelques « classiques » et expliqué comment les contourner.
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Mieux vaut un prototype qu'une cascade
La méthodologie de projet recèle déjà des pièges. Dans le cadre de l'approche classique de projet en cascade à partir d'une définition des exigences, de la projection et de la mise en œuvre, ce n'est que relativement tard que les utilisateurs finissent par voir en direct le système spécifié sur la table des négociations. Et il n'est pas rare d'entendre : oh, mais nous avons oublié quelque chose là. Ou : ce n'est pas comme ça qu'on se l'imaginait ! Plutôt que des longues phases de projet, les entreprises devraient plutôt miser sur des processus bien plus rapides à l’aide de prototypes. Ainsi, les utilisatrices et utilisateurs voient à quoi leur futur environnement de travail va ressembler plus tôt dans le projet. Il est possible d’identifier les erreurs de bonne heure, de prendre plus rapidement en compte les souhaits de modification - avec des répercussions positives sur le budget du projet - Veiller à l'intégrité de processus entiers !
Dans le franglais moderne, nous nommons cela « End-to-End » : on entend par là des séquences typiquement idéales, qui sont déjà élaborées du début à la fin et dont le tracé est défini sur la base de modèles de processus. Ainsi, l'équipe projet se concentre sur l'essentiel, en l'occurrence les variations par rapport au standard. Le projet avance de ce fait plus rapidement. Dans l'idéal, le fournisseur d'ERP met déjà à disposition pour chaque processus des solutions numériques de bout en bout de sorte qu'aucun autre logiciel ne soit nécessaire. Un autre avantage : ils économisent des coûts de licences pour des logiciels tiers.
- Restez flexible sans pour autant forcer sur le logiciel !
La différenciation est une des grandes forces des PME, très certainement aussi la vôtre. En matière d'ERP, cela signifiait dans le passé obligatoirement : la personnalisation. Les vastes adaptations ne se répercutaient pas seulement sur le budget du projet. Elles renchérissaient aussi la maintenance et la mise à jour des versions ultérieures. Aujourd'hui, la voie du système taillé sur mesure ne passe plus par le long chemin semé d’embûches de la personnalisation. Les systèmes ERP, qui sont pourvus dès le départ de nombreux outils spécifiques à votre secteur, offrant également d'énormes possibilités de configuration, rendent les programmations individuelles superflues. C'est pourquoi un fournisseur qui se concentre sur certains secteurs clés et couvre parfaitement bien cette fonctionnalité est mieux qu'un fournisseur de logiciel qui peut faire un peu de tout. Dans ce contexte, le spécialiste l'emporte très clairement sur le généraliste. -
Intégration : tous les services utilisent un bus !
Cela commence de manière totalement inoffensive avec la phrase : nous intégrons tout simplement ce logiciel, nous allons programmer une interface vite fait. Les conséquences amères de cette approche apparaissent souvent des années plus tard : personne ne connaît plus rien à ces fonctions supplémentaires. Les modifications s'apparentent à la roulette russe. C'est au plus tard lorsqu'il s'agit de connecter plusieurs systèmes, des appareils de l'Internet des Objets , des applications au système ERP qu'un intergiciel avec Enterprise Service Bus vaut le coup. Une fois mis en place, les autres systèmes peuvent être intégrés plus rapidement et simplement. Les interfaces ainsi standardisées ne se contentent pas de réduire la dépendance aux prestataires de services individuels. Car plus le degré d'automatisation augmente, plus les frais de processus diminuent. - Au cœur plutôt qu'entre deux chaises
Si des processus recouvrent plusieurs domaines d'activité, pays ou filiales, cela devient rapidement délicat. Des consignes et des devises différentes font des processus interentreprises de vrais défis. Cela peut entraîner des coûts d'adaptation élevés - ou alors une prolifération de systèmes ERP différents par pays. Vous évitez cette expérience douloureuse en veillant dès votre appel d'offres à ce que le logiciel ERP soit fourni d'origine avec les versions nationales nécessaires.
- Encore un peu plus ?
La majorité des responsables d'ERP associe les systèmes monolithiques de gestion des marchandises à un mot avant tout autre : coûteux. Des systèmes modulaires vous offrent en revanche le grand avantage de ne payer que pour les fonctionnalités que vous utilisez. Et pourtant, vous avez cette assurance : le fabricant investit dans le développement du système complet. Si vous souhaitez ajouter d'autres modules ultérieurement, vous avez à votre disposition un logiciel qui est toujours à la pointe.
- Le ou la client·e est son propre chef !
Low Code, mieux encore No Code, sont les mots qui font le buzz actuellement. Concevoir des formulaires, individualiser des évaluations, configurer des processus interentreprises, répliquer des donnés maîtres - tout cela est maintenant réalisable avec peu de travail de développement - voire aucun. Grâce aux vastes possibilités de configuration. Naturellement, le Do it Yourself n'est pas du goût de tout le monde, nombreux sont ceux qui délèguent ce travail à un consultant. Mais quiconque souhaite mettre la main à la pâte devrait être en mesure de le faire.
- New Work dans l'assistance conseil ERP
Avant, pour chaque adaptation, chaque petit détail, une consultante ou un consultant devait se rendre sur site. Si le fournisseur de l'ERP avait précisément une pénurie de personnel, cela pouvait éventuellement durer des jours, voire des semaines. De nos jours, l'accès distant permet déjà de régler certaines choses à distance. Cela économise les frais de déplacement. Mais proALPHA est allé encore plus loin : Remote Consulting. Au lieu d'attendre la visite du conseiller sur site, les utilisatrices et utilisateurs obtiennent une aide rapide et professionnelle aux questions et tâches de leur activité quotidienne, que ce soit sous la forme de packs définis de manière fixe ou d'une assistance individuelle.
Un projet ERP est un investissement pour toute PME. Mais cela ne doit pas devenir un puits sans fonds pour le budget. Si vous parvenez à éviter ces facteurs de coûts, vous aurez déjà beaucoup gagné.
