7 wskazówek eksperta w zakresie cyfryzacji Tobiasa Hertfeldera
Wcześniej czy później każde przedsiębiorstwo musi postawić sobie pytanie: czy nasz system ERP nadal spełnia nasze wymagania? Czy wspiera transformację cyfrową? Co zrobić, gdy odpowiedz na te pytania brzmi: nie, wie wieloletni konsultant ERP Tobias Hertfelder.
Dzięki wcześniejszym sukcesom jako kierowca motocrossowy, Tobias Hertfelder nauczył się, jak należy się poruszać w trudnym terenie i jak ważne jest skoncentrowanie uwagi na najważniejszych działaniach. Wiedzę tą wykorzystuje dziś jako ekspert w zakresie cyfryzacji i przedsiębiorca. Z tego względu chętnie wspiera małe i średnie przedsiębiorstwa udzielając im porad przy wyborze systemu ERP.
- Klarowny cel
Zaskakująco dużo przedsiębiorstw rozpoczyna projekt bez zdefiniowanego celu. Decydujące kwestie pozostają wtedy niesprecyzowane – wyjaśnia Hertfelder. Zaczyna się to już od najbardziej podstawowych aspektów, jak np. cyfryzacji. Dla wielu osób pytanie o sens cyfryzacji pozostaje bez odpowiedzi. Oprócz zdefiniowana celów strategicznych, niezmiernie ważne jest szybkie zaangażowanie w projekt osób podejmujących ważne decyzje w przedsiębiorstwie. W przeciwnym razie istnieje niebezpieczeństwo, że projekt nie zostanie odpowiednio przygotowany lub wprowadzane zmiany będą blokowane.
- Procesy jako punkt wyścia
Ekspert ERP zaleca jednocześnie, aby nie decydować się zbyt wcześnie na konkretny system ERP. Oprogramowanie ma przecież realizować ustalone procesy, a nie odwrotnie. Dlatego najlepiej najpierw zdefiniować przebieg procesów i w kolejnym kroku sprawdzić, czy system ERP jest w stanie je zrealizować.
- Size matters – również w projekcie ERP
Kolejnym ryzykiem jest określenie skali wprowadzanych zmian. Hertfelder ostrzega przed "zbyt wielkimi krokami" w stosunku do aktualnej sytuacji. Ponieważ codzienna praca angażuje dużo czasu i zasobów, w szczególności małe i średnie firmy powinny koncentrować się na realizacji "małych kroków". Konsekwentne wprowadzenie zmian etapami pozwala na zachowanie wydajności w codziennej pracy i daje duże nadzieje na pomyślne przeprowadzenie projektu wdrożenia ERP.
- Analiza referencji
Znaczący producenci systemów ERP, którzy są na rynku od co najmniej 25 lat, są w stanie zaprezentować ogromną liczbę klientów referencyjnych. Zainteresowani nabyciem systemu ERP decydują się na zapoznanie z jednym, dwoma lub trzema przedsiębiorstwami referencyjnymi, które są podobne do własnego. To dobry początek, ale najlepszym posunięciem byłaby wizyta w jednym lub dwóch przedsiębiorstwach z innej branży. Jest to dobra metoda, aby rozszerzyć własne horyzonty i zdobyć przydatne informacje do wykorzystania we własnym przedsiębiorstwie. - Właściwa ocena funkcjonalności
Zakres funkcji we wszystkich systemach ERP obejmuje całą paletę przeróżnych możliwości automatyzacji dla każdego obszaru przedsiębiorstwa – podkreśla Hertfelder. Dlatego zalecane jest zwrócenie uwagi na łatwość wprowadzania zmian do ręcznego procesu, aż do jego całkowitej automatyzacji. Dodatkowo Hertfelder radzi sprawdzić, czy system ERP może w łatwy sposób komunikować z innymi wykorzystywanymi systemami. Ponieważ nawet małe przedsiębiorstwa są dziś aktywne na międzynarodowych rynkach, system musi być rozwiązaniem uwzględniającym internacjonalizację oprogramowania.
- Użyteczność, użyteczność i jeszcze raz użyteczność
Kilkudniowe szkolenie dla każdego nowego pracownika może okazać się zbyt dużym obciążeniem. Pracownicy rozpoczynający pracę z oprogramowaniem powinni szybko i bez wysiłku nauczyć się jego obsługi. Dlatego małe i średnie przedsiębiorstwa powinny znaleźć system ERP, którego interfejs jest intuicyjny. Ponadto system powinien oferować pomoc w obsłudze np. w formie forum użytkowników, na którym można wymieniać się doświadczeniami i zadawać pytania. Wskazówka dla małych i średnich przedsiębiorstw: „Ważne są nie tylko same funkcje oprogramowania, ale przede wszystkim możliwości ich obsługi”.
- Ładny wygląd nie wystarczy
Hertfelder ostrzega też, aby nie skupiać się na aktualnym zakresie funkcji i usług: "Dzisiejszy stan danego oprogramowania ERP to zasadniczo spojrzenie w przeszłość". Dużo ważniejsze jest zapoznanie się z przyszłością oprogramowania poprzez analizę Roadmap. Pozwala to na sprawdzenie, w jaki sposób producent planuje rozwijać system i jaki ma to wpływ na Twoje przedsiębiorstwo. W efekcie to nie status quo, ale możliwość dotrzymania kroku przyszłym trendom w branży ERP decyduje o dalszym sukcesie przedsiębiorstwa.
