Einblicke in den Auswahlprozess: Herausforderungen und Entscheidungsgründe

Die Deschberger Metall- und Blechbearbeitungs GmbH im Interview

Während manche Unternehmen derzeit stark von der Pandemie eingeschränkt sind, boomt für andere das Geschäft. Ebenso bei der Deschberger Metall- und Blechbearbeitungs GmbH. Das Unternehmen aus St. Martin im Innkreis/Oberösterreich beschäftigt 30 Mitarbeiter und ist im Bereich der Blechbearbeitung tätig: von der Einzelteil- und Serienfertigung über einfache Gehäuse bis hin zur komplett fertigen Sondermaschinen-Schutzhaube.

2020 konnten sie das bisher umsatzstärkste Geschäftsjahr verzeichnen – und das trotz der Krise. Nun braucht das Unternehmen ein starkes ERP-System, das sie bei der weiteren Entwicklung unterstützt. Die Wahl ist dabei auf unsere ERP-Lösung gefallen. Was die Beweggründe hinter der Entscheidung waren und welche Herausforderungen es im Auswahlprozess gab, darüber haben wir mit Ing. Manuel Lughofer, Head of Sales & Purchasing bei Deschberger, gesprochen.

"Wir müssen in die Zukunft schauen und einen Partner finden, der die Software zur Verfügung stellt und uns unterstützt, unsere Ziele auch zu erreichen." Ing. Manuel Lughofer, Head of Sales & Purchasing

1. Ihr erster Kontakt erfolgte direkt über unseren neuen Websitechat. Doch aus Neugier: Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?
   Der erste Punkt, den wir klären mussten, war natürlich wo es hingehen soll und was wir überhaupt wollen. Dann haben wir uns angesehen, wer uns das bieten kann. Für die Auswahl haben wir daher mehrere ERP-Anbieter an Bord geholt. proALPHA haben wir auf die Empfehlung eines Kollegen hin eingeladen, dessen Vater die Lösung bereits aus seinem Unternehmen kennt.
   Den ersten Kontakt über das Webportal hatte mein Kollege. So hatten wir bereits im Herbst eine erste Online-Präsentation und dann im Jänner eine weitere. Am Ende haben wir die Plus- und Minuspunkte verglichen und uns für proALPHA entschieden. Natürlich haben wir uns auch den Preis angesehen, aber das Hauptaugenmerk war darauf ausgerichtet, welches ERP-System am besten zu uns passt.
    
2. Sie hatten also schon ein klares Bild, was die neue ERP-Lösung können muss. Was waren denn für Sie die Hauptgründe, Ihr bisheriges ERP-System abzulösen?
   Bisher haben wir mit dem ERP-System Emasos IQ gearbeitet. Hier können wir unsere Produktion allerdings nicht planen – es gibt keine Produktionsplanung und auch keine Übersicht über die aktuelle Auslastung. Das ist für Handelsunternehmen ausreichend, aber eben nicht für ein Produktionsunternehmen wie uns, das Just-in-Time-Liefertermine hat und abschätzen können muss, ob Aufträge noch angenommen werden können oder nicht.
    
3. In welchen Punkten konnten wir Sie überzeugen bzw. welche waren die entscheidenden Punkte, die uns vom Wettbewerb abgehoben haben?
   Neben der eben angesprochenen Produktionsplanung ist die Möglichkeit der Anfragebearbeitung mittel proALPHA Workflow ein zweiter großer Punkt. Ich muss wissen, wer welche Anfrage bearbeitet, welches Angebot derzeit läuft, ob ein Mitarbeiter die Berechtigungen hat, ein Angebot abzugeben oder ob hier noch eine Kontrolle benötigt wird. Hier hat proALPHA ein gutes grafisches Design vorgestellt, bei dem ich mithilfe von Workflows genau sehe, wie weit ein Angebot ist bis es schließlich verschickt wird. Das hat uns sehr gefallen und war auch ein Hauptpunkt bei unserer Entscheidung.
   
   Ein weiterer Punkt sind auch die Auswertungsmöglichkeiten über die integrierten Tools und die BI-Cockpits basierend auf Qlik Sense. Da sehe ich dann, welcher Auftrag am Ende – also mit der Rückmeldung aus der Produktion – einen Gewinn erwirtschaftet hat und welcher Auftrag ein Negativauftrag war. Hier muss ich dann klären, ob die Kalkulation richtig war oder ob etwas nachkalkuliert werden muss. War das Material zu teuer oder ist in der Produktion an einer bestimmten Stelle zu viel Zeit verbraucht worden? Hier haben wir einen starken Nachholbedarf, denn das Nacharbeiten ist sehr aufwendig und ist bei unserer Größe manuell nicht mehr zu bewältigen. Nur wenn ich weiß, wie lang welcher Auftrag dauert, kann ich die Auslastung in Zukunft besser berechnen und planen.
   
   
4. Welche besonderen Herausforderungen gab es für Ihr Unternehmen bei der ERP-Auswahl?
   Die größte Herausforderung ist sicher die Produktion sauber abzubilden, zum Beispiel mittels Plantafel und GANTT-Diagrammen. Wenn ich einen Auftrag annehme, muss ich wissen, was in der Zeit passiert. Kann ich andere Aufträge verschieben? Wo kann ich einen wichtigeren Auftrag einplanen oder zwischenschieben? Bis wann muss ich liefern? Hier gilt es den Überblick zu bewahren und am Ende auch verlässlich bewerten zu können, welcher Auftrag gewinnbringend war.
   
   Die Standardfunktionen, die unser altes ERP-System hatte, wie Rohmaterialien einbuchen und Chargen zu Aufträgen hinzufügen, die setzen wir natürlich auch im neuen System voraus. Unser Problem ist, dass wir zeitweise keine Übersicht über die Auslastung haben und daher nicht verlässlich entscheiden können, ob wir einen Auftrag annehmen können.
   
   Wir sind reiner Lohnfertiger, da ist es nicht immer leicht zu sagen „das ist unser Produkt und das kostet es“. Wir bieten es an, aber unsere Kunden sagen uns, wie viel es kosten darf. Wir müssen dann schauen, ob wir den Preis überhaupt erreichen können. Dafür brauche ich eine gute Vorkalkulation, die mir zeigt, wie weit ich unter den Preis komme. In der Nachkalkulation stelle ich dann fest, ob die Realität auch so war, wie ich sie mir vorgestellt habe.
   
   
5. In welchen Bereichen erwarten Sie die größten Veränderungen bzw. Verbesserungen durch die neue ERP-Lösung?
   Auf jeden Fall in den Bereichen der vorausschauenden Planung und Produktion, bei der Vor- und Nachkalkulation, bei der Anfragebearbeitung und bei der Auftragszeiterfassung in der Produktion. Die Produktionsmitarbeiter sollen dann direkt am Auftrag die Zeiterfassung starten und das Programm rechnet mit, sodass ich am Ende auf einen Blick sehe, wie lange ich für den Auftrag gebraucht habe und wann der Auftrag fertig war. So kann ich dann auch schneller feststellen, wie viel Gewinn ein Auftrag gebracht hat. Derzeit sind das noch Themen, denen wir mühsam hinterherrennen, wenn ein Mitarbeiter die Zeiten nicht sauber einträgt.
   Wir wissen zwar, dass es jetzt erstmal viel Zeit in Anspruch nehmen wird, bis das neue System erfolgreich eingeführt ist und alles funktioniert, aber wir planen den Echtstart mit Anfang nächsten Jahres.
   
   
6. Können Sie noch etwas zum Gesamteindruck sagen, den Sie von uns bekommen haben?
   Die Präsentation hat uns wirklich super gefallen und sie war wirklich gut gemacht. Ich denke, wenn wir hier gut zusammenarbeiten, wird auch alles ohne Probleme funktionieren. Viele von unseren Anforderungen lassen sich mit dem Standard von proALPHA sehr gut abdecken. In diesem Punkt passen wir gut zu euch. Sicher müssen ein paar Dinge angepasst werden, aber auch die werden wir erfolgreich umsetzen.
   Wir wollen uns natürlich auch dem Thema Industrie 4.0 annähern - und proALPHA ist da ein erster Schritt, damit wir darauf aufbauen können. Wir müssen in die Zukunft schauen und einen Partner finden, der die Software zur Verfügung stellt und uns unterstützt, unsere Ziele auch zu erreichen. Ohne dass wir in 5 Jahren wieder ein neues ERP-System brauchen.
   

Das Unternehmen Deschberger hat sich von den Mitarbeitern her in den letzten drei Jahren verdoppelt. Für 10-15 Mitarbeiter war das erste ERP-System noch ausreichend, doch nun mit 30 Mitarbeitern, stieß das alte System an seine Grenzen. Mit unserer ERP-Lösung hat Deschberger nun den ersten Schritt gesetzt, damit Industrie 4.0 Projekte in Zukunft deutlich greifbarer sind.