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ERP-Einführung: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel

Lesedauer: 5 Minuten 01.03.2022 Aktuelles & Trends

Wie Elma die ERP-Einführung meisterte

Ist die Wahl auf ein ERP-System gefallen, geht es ans Eingemachte: Die Einführung steht an. Doch wie lässt sich solch ein Projekt am besten angehen? Da die meisten Unternehmen eine ERP-Einführung nur alle 10-15 Jahre in Angriff nehmen, ist es immer gut, sich auf die Erfahrungen anderer stützen zu können.

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Wir haben daher bei Elma Schmidbauer nachgefragt, wie sie ihre ERP-Einführung realisiert haben, was sie daraus gelernt haben und welche Tipps sie haben. Mehr dazu verraten uns die drei Projektleiter in diesem Interview.

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Fabian Merk
Leiter Marketing & Unternehmensentwicklung
Elma Schmidbauer

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Oliver Brauer
Leiter IT
Elma Schmidbauer

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Matthias Dampmann
Leiter Dispositions- und Produktionslogistik
Elma Schmidbauer

  1. Wie sah der Ablauf des Einführungsprojekts aus?
    Matthias Dampmann: Nach der Entscheidung für proALPHA mussten wir uns damit auseinandersetzen, wie wir das System unseren Mitarbeiter*innen nahebringen, wie wir unsere Prozesse abbilden etc.. Neben unserem 8-köpfigen Kernteam, das aus Abteilungsspezialist*innen aus allen Bereichen – von Vertrieb über Logistik bis hin zur Produktion – bestand, bildeten wir auch ein darunterliegendes Team aus 30 Key Usern. Auch dieses bestand aus Spezialist*innen, die täglich mit dem ERP-System arbeiten und dafür sorgen, dass sie alle abholen und auf proALPHA einstimmen. So konnten wir den Mitarbeiter*innen die Angst vor dem System nehmen. Hier schon so früh alle an Bord zu holen und mitzunehmen, war auf jeden Fall der richtige Weg.
     
  2. Wie lange lief die Einführung – von Vertag bis Go-live?
    Fabian Merk: Wir haben 2015 mit der Auswahl gestartet und das Go-live dann im Oktober 2018 erfolgreich über die Bühne gebracht. Wir haben gut 2 ½ Jahre in die Einführung gesteckt, was auch dem geschuldet ist, dass wir einerseits sehr hohe Anforderungen hatten und andererseits proALPHA in einem sehr großen Umfang nutzen.
     
    Oliver Brauer: Genau, wir haben einen sehr hohen Nutzungsgrad: Ungefähr 90% der Kernmodule von proALPHA befinden sich bei uns im Einsatz. Hinzu kam in dieser heißen Phase auch noch die positive Situation, dass wir den größten Anlagenauftrag der Firmengeschichte ins Haus bekommen haben. Hier haben wir dann doch kurz kalte Füße bekommen, ob wir solch einen Riesenauftrag bei gleichzeitiger Einführung eines neuen ERP-Systems stemmen können. Wir haben dann einvernehmlich mit proALPHA entschieden, dass dieser Auftrag doch eine höhere Priorität hat und wir hier kein Risiko eingehen wollen. Das hatte natürlich auch Auswirkung auf die Dauer der Einführung.
     
  3. Was hat sich seit dem Echtstart verändert?
    Matthias Dampann: Vieles. Es ist enorm viel passiert und wir konnten zahlreiche Optimierungen durch proALPHA und die damit verbundenen Möglichkeiten vorantreiben. Jetzt können wir wesentlich einfacher und vor allem deutlich transparenter arbeiten.
     
  4. Wie ist die Bilanz, wenn Sie Ihre Wünsche mit der Realität gegenüberstellen?
    Oliver Brauer: Noch sind wir nicht am Ende angekommen: Wir befinden uns auch weiterhin in der Optimierungsphase und wollen hier auch noch weitergehen. Wir kamen ja von einem hoch individualisierten System, in das über die Jahre beinahe 1.000 Anpassungstage geflossen sind. Wir hatten sogar einen eigenen Programmierer im Haus, damit wir Anpassungen rasch umsetzen konnten. Jetzt mit proALPHA sind wir bei ca. 140 Anpassungstagen. Das ist schon eine ordentliche Differenz und macht einen deutlichen Unterschied.
     
    Matthias Dampmann: Es war von Beginn an unser Ziel, möglichst nah am Standard und damit auch update-fähig zu bleiben. Alles, was im Standard möglich ist, wollten wir auch so beibehalten. Wir waren bereit, unsere Prozesse auch in gewisser Form an proALPHA anzugleichen und nicht das ERP-System für unsere Vorstellungen zu verbiegen. Immerhin sagt niemand, dass das, was wir tun, auch wirklich richtig ist. Hier muss man für neue Denkweisen offen sein.

     
  5. Welche Lessons Learned nehmen Sie aus dem Projekt mit? Was war in Ihren Augen das richtige Vorgehen und was hätten Sie rückblickend anders gemacht?
    Matthias Dampmann: Die Struktur des Vorgehens mit einem Kern- und einem Key-User-Team war absolut richtig. Das Kernteam besteht auch bis heute und trifft sich weiterhin monatlich, um Problemfälle zu diskutieren oder Optimierungen voranzutreiben. Es ist viel wert, dass man miteinander spricht, sich abstimmt und stets an der Weiterentwicklung dranbleibt.

     
    Was wir vielleicht anders gemacht hätten: Weitere Module, wie beispielsweise das APS (Advanced Planning and Scheduling), von Beginn an mitzunehmen. Das hätte uns im Projekt vermutlich einiges gebracht.
     
    Ein weiterer Punkt: Bei uns ist das PDM, das Konstruktionsprogramm, das führende System, das uns die technischen Daten liefert. Auch das würde ich heute anders entscheiden, um die Flexibilität im Bereich Materialfluss zu vereinfachen und zu optimieren.
     
  6. In der Regel führen Unternehmen nur alle 15 Jahre ein ERP-System ein. Daher ist es für kaum ein Unternehmen Routine. Gibt es weitere Tipps von Ihrer Seite?
    Oliver Brauer: Auch wir befinden uns in einem ständigen Lernprozess. Man muss bereit sein, das Projekt nicht nur als IT-Projekt, sondern als Organisationsprojekt zu betrachten.
    Das bedeutet, man muss auch schmerzhafte Wege gehen, alte Zöpfe abschneiden und vor allem mit einer realistischen Aufwandseinschätzung ins Projekt starten. Außerdem muss man sich bewusst sein, dass das Projekt auch nach dem Go-live weiterleben soll. Es ist und bleibt ein ständiger Verbesserungsprozess.

    Fabian Merk: Das möchte ich auch nochmal unterstreichen. Es geht sehr stark um die Kommunikation. Letztendlich bedeutet ein Systemwechsel eine große Veränderung für alle Mitarbeiter*innen. Das in den letzten 15 Jahren liebgewonnene System wird einem weggenommen, so vielleicht die Wahrnehmung der Anwender*innen. Es ist wichtig, viel zu kommunizieren und den Mitarbeitenden klar zu zeigen, welche Mehrwerte der Wechsel mit sich bringt, damit das ERP-Projekt auch ein Erfolg wird.


    Matthias Dampmann: Was für mich auch sehr wichtig war, ist das Verständnis, dass die Einführung nicht mit dem Go-live endet. Die richtige Einführung erfolgt tatsächlich erst nach dem Go-live, denn dann kommen die Begehrlichkeiten und die Erfahrungen mit proALPHA. Das, was wir in den Monaten nach Go-live gelernt haben, ist jetzt das, was uns voranbringt. Man muss wirklich beharrlich dranbleiben, denn das Projekt ist mit der Einführung nicht abgeschlossen, sondern geht dann erst richtig los.
großes Sofa, kleiner Raum Vor der Einführung braucht es erst die passende Lösung!
Wie Elma die ERP-Auswahl getroffen hat, erfahren Sie hier:
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