ERP-Einführung: Wie Sie klassische Kostentreiber vermeiden

Spoiler: Die meisten haben nichts mit Funktionalität zu tun.

Wenn Ihnen beim Gedanken an die bevorstehende ERP-Einführung etwas flau im Magen wird, dann ist das ganz normal. Denn viele Entscheidungen wirken auf Jahre, ja sogar Jahrzehnte nach – auch was die Budgets angeht. Umso wichtiger ist es, nicht in typische Kostenfallen zu tappen.

Jedes Unternehmen ist individuell, jedes ERP-Projekt anders. Und trotzdem: In Gesprächen über Auswahl und Einführung von ERP-Systemen klagen Interessent*innen häufig über dieselben Kostentreiber. In diesem Blogbeitrag haben wir für Sie einige „Klassiker“ zusammengestellt und erklären, wie Sie diese umgehen.

1. Besser Prototyp als Wasserfall
   Schon die Projektmethodik hat ihre Tücken. Beim klassischen Wasserfall-Projektansatz aus Anforderungsdefinition, Entwurf und Implementierung bekommen User erst relativ spät das von ihnen am grünen Tisch spezifizierte System live zu sehen. Nicht selten heißt es dann: Oh, da haben wir etwas vergessen. Oder: So haben wir uns das nicht vorgestellt! Statt langer Konzeptionsphasen sollten Unternehmen daher auf das viel schnellere Prototypen-Verfahren setzen. So sehen die Anwender*innen schon früh, wie ihre zukünftige Arbeitsumgebung aussehen wird. Fehler lassen sich früher aufspüren, Änderungswünsche schneller berücksichtigen – mit positivem Effekt auf das Projektbudget. 

2. Auf Integrität ganzer Prozesse achten!
   Auf Neudeutsch nennt man das heute „end-to-end“: Gemeint sind idealtypische Abläufe, die von Anfang bis Ende bereits durchdacht und anhand von Prozess Templates vorgezeichnet sind. So fokussiert sich das Projektteam auf das Wesentliche, nämlich die Abweichungen vom Standard. Das Projekt kommt so schneller voran. Im Idealfall stellt der ERP-Anbieter auch schon für jeden Prozess durchgängig digitale Lösungen bereit, so dass keine weitere Software nötig ist. Ein weiterer Vorteil: Sie sparen Lizenzkosten für Drittsoftware.
    
3. Bleiben Sie anpassungsfähig ohne die Software zu verbiegen!
   Differenzierung ist eine der großen Stärken des deutschen Mittelstands, höchst wahrscheinlich auch Ihre. In Sachen ERP bedeutete das früher zwangsläufig: Customizing. Die umfangreichen Anpassungen schlugen nicht nur im Projektbudget zu Buche. Sie machten auch Wartung und das Upgrade auf spätere Versionen teuer. Heute führt der Weg zum maßgeschneiderten System nicht mehr durch das lange, tiefe Tal des Customizing. ERP-Systeme, die schon im Standard viele branchenspezifische Extras mitbringen und zudem umfassende Konfigurationsmöglichkeiten bieten, machen Sonderprogrammierungen weitgehend überflüssig. Deshalb ist ein Anbieter, der sich auf einige Kernbranchen fokussiert und diese Funktionalität richtig gut abdeckt, besser als ein Softwarehersteller, der alles so ein bisschen kann. Hier schlägt ganz klar der Spezialist den Generalisten.
   

4. Integration: Alle Services nutzen einen Bus!
   Es beginnt ganz harmlos mit dem Satz: Diese Software binden wir einfach an, da programmieren wir schnell eine Schnittstelle. Die bitteren Konsequenzen dieses Vorgehens zeigen sich oft erst Jahre später: Niemand kennt sich mehr mit den vielen Sonderlocken aus. Änderungen werden zum russischen Roulette. Spätestens wenn es darum geht, mehrere Systeme, IoT-Geräte oder Anwendungen ans ERP-System anzudocken, lohnt sich eine Middleware mit einem Enterprise Service Bus. Einmal aufgesetzt, lassen sich weitere Systeme schneller und einfacher anbinden. Die so standardisierten Schnittstellen reduzieren nicht nur die Abhängigkeit von einzelnen Dienstleistern. Weil der Automatisierungsgrad steigt, sinken zudem die Prozesskosten. 

5. Mittendrin statt zwischen allen Stühlen!
   Überspannen Prozesse mehrere Geschäftsbereiche, Länder oder Tochterunternehmen wird es schnell knifflig. Unterschiedliche Vorschriften und Währungen machen Intercompany-Prozesse zu einer besonderen Herausforderung. Das kann zu hohen Anpassungskosten führen – oder einem Wildwuchs unterschiedlicher ERP-Systeme je Land. Diese schmerzliche Erfahrung vermeiden Sie, wenn Sie bereits in Ihrer Ausschreibung darauf achten, dass die ERP-Software die nötigen Landesversionen mitbringt.
    
6. Darf’s noch ein bisschen mehr sein?
   Das Gros der ERP-Verantwortlichen verbindet monolithische Warenwirtschaftssysteme vor allem mit einem Wort: teuer. Modulare Systeme bieten Ihnen dagegen den großen Vorteil, dass Sie auch wirklich nur für die Funktionalität bezahlen, die Sie nutzen. Und dennoch haben Sie die Gewissheit: Der Hersteller investiert in die Entwicklung des Gesamtsystems. Wollen Sie später weitere Module ergänzen, steht Ihnen eine Software auf dem letzten Stand zur Verfügung.
     
7. Selbst ist der*die Kund*in!
   Low Code, besser noch No Code sind die Buzzwords der Stunde. Formulare designen, Auswertungen individualisieren, Intercompany-Prozesse einrichten, Stammdaten replizieren – all das ist heute mit wenig bis gar keinem Entwicklungsaufwand machbar. Umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten sei Dank. Natürlich ist Do it yourself nicht jedermanns Geschmack, viele übergeben diese Arbeiten lieber einem Consultant. Aber wer selbst Hand anlegen will, sollte es können.
    
8. New Work in der ERP-Beratung!
   Früher musste für jede Kleinigkeit, jede Anpassung ein Berater oder eine Beraterin vor Ort kommen. Hatte der ERP-Hersteller gerade einen Personalengpass, konnte das schon mal Tage oder Wochen dauern. Heute lässt sich via Remote-Zugriff bereits einiges aus der Distanz übernehmen. Das spart Reisekosten. proALPHA hat sich zusätzlich etwas Neues einfallen lassen: Remote Consulting. Statt auf den Beraterbesuch vor Ort zu warten, erhalten Anwender*innen schnelle und professionelle Hilfe zu Fragen und Aufgaben ihres Tagesgeschäfts – sei es in Form von fest definierten Paketen oder individueller Unterstützung.

Ein ERP-Projekt ist für jeden Mittelständler ein Investment. Es darf aber nicht zum Budgetgrab werden. Wenn es gelingt, diese typischen Kostentreiber zu umgehen, haben Sie schon viel gewonnen. Sollten Sie noch mehr über das Thema ERP-Modernisierung lesen wollen, empfehlen wir Ihnen diesen Artikel zu den Erfolgsfaktoren einer ERP-Migration.