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ERP-Modernisierung richtig angehen

Lesedauer: 5 Minuten 30.07.2020 Aktuelles & Trends

Wie die ERP-Migration gelingt

Jeder kennt den weisen Spruch „Never change a running system“. Ein System, das läuft und funktioniert, fasst am besten niemand an. Doch wer erst aktiv wird, wenn das System steht, wird große Schwierigkeiten haben, diesen Rückstand wieder aufzuholen. Der Artikel gibt Tipps, wie sich die Migration angehen lässt und welche Erfolgsfaktoren es zu beachten gilt.

Das ERP-System als Herzstück des Unternehmens zu modernisieren, birgt immer sowohl Chancen als auch Risiken. Um letztere zu minimieren, ist eine gute Vorbereitung unbedingt Pflicht – vor allem, um die Kosten und den Zeitplan nicht überzustrapazieren. Welche die richtige Strategie ist, darüber sind sich die Unternehmen noch uneinig. Laut kürzlich erschienener Studie von teknowlogy | PAC in Zusammenarbeit mit proALPHA planen 42 % der befragten Unternehmen, ihr ERP zu erweitern, 34 % wollen auf das ERP eines anderen Anbieters migrieren und 31 % das bestehende ERP anpassen. 

Für Unternehmen, die eine ERP-Modernisierung anstreben, sind folgende Aspekte zu beachten:

1, 2 oder 3 – den passenden Weg wählen
Bei einer ERP-Migration gibt es drei verschiedene Wege: Die Eins-zu-eins-Migration, die gefilterte Migration und die Migration auf der Überholspur.

Eins-zu-eins, ohne wenn und aber

Bei der ersten Option werden – wie der Name schon sagt – alle Funktionen und individuellen Anpassungen eins zu eins in das neue Release übernommen. Eine naheliegende Entscheidung, wenn das Unternehmen auf eine direkt anschließende Folgeversion wechselt. Allerdings birgt sie gewisse Nachteile. Sowohl der Markt als auch das Unternehmen haben sich seit der letzten Aktualisierung verändert und entwickelt, sodass bei einer Eins-zu-eins-Migration auch Funktionen mitgezogen würden, die nicht mehr notwendig sind. So entstehen hohe Projektkosten während neue Technologien und Standards aus dem aktuellen Release unberücksichtigt bleiben. Die Chance, die eigenen Prozesse und Abläufe zu modernisieren und Altlasten loszuwerden, vergeben Unternehmen mit dieser Methode. Nur wenn sich ein Unternehmen absolut sicher ist, dass seine Prozesse auf dem aktuellen Stand sind, ist dieser Ansatz empfehlenswert.

Gefiltert und geprüft

Bei der gefilterten Migration wird das Migrationsprojekt genutzt, um die eigenen Prozesse auf ihre Effizienz zu prüfen. Oftmals vergehen zwischen der Einführung von Releases fünf Jahre oder sogar mehr. Eine lange Zeit, in der sich viel ändern kann: Anpassungen, die individuell programmiert wurden, sind vielfach in den Standard übernommen worden und geänderte Kundenanforderungen wirken sich auf die Prozesse aus. Daher macht es durchaus Sinn, die bisherigen Modifikationen genau unter die Lupe zu nehmen und fallweise zu überlegen, sie zu übernehmen oder gar abzulösen. Der Projektaufwand ändert sich insgesamt kaum, dafür bringt diese Methode einen deutlich größeren Nutzen mit sich: Unternehmen profitieren von anhand von Branchenkompetenz optimierten Prozessen und die Kosten für spätere Aktualisierungen sinken deutlich.

Wenn schon, denn schon

Unternehmen, die sogar noch einen Schritt weitergehen, stellen sämtliche Prozesse auf den Prüfstand – auch wenn sie nicht direkt im ERP-Standard vorkommen. Dies ist gerade bei Unternehmen zu empfehlen, deren Marktumfeld einen starken Wandel erlebt hat. Die grundlegenden Prozesse gilt es hierbei zu identifizieren und genau zu prüfen. Mithilfe eines fundierten Prozesstests lässt sich feststellen, auf welche Modifizierungen das Unternehmen keinesfalls in der nächsten ERP-Version verzichten kann. Mit einem Tool für Business Process Management, wie der BIC Cloud, die proALPHA vom Partner GBTEC anbietet, lassen sich Prozesse direkt in einer Prozessdokumentation abbilden. Templates und Prototypen, die Branchenspezifika berücksichtigen, beschleunigen oft die Prozessoptimierung und damit die ERP-Einführung.

Stolpersteine erkennen und überwinden

Fokussieren statt verzetteln

Wer einen Release-Wechsel plant, riskiert oft, sich in diversen Listen zahlreicher Features zu verzetteln und dabei das Wesentliche aus den Augen zu verlieren: Die Prozesse und deren Optimierung sollten stets das Zentrum einer jeden ERP-Modernisierung bilden. Einen wesentlichen Beitrag zur Prozesseffizienz leistet außerdem die Datenqualität, denn sie ist untrennbar mit der Digitalisierung verbunden. Eine einmalige Aufräumaktion der Datenbank reicht jedoch bei Weitem nicht aus. Nur mit einem kontinuierlichen Programm zur Überprüfung und Pflege der Daten kann eine nachhaltig hochwertige Datenqualität erzielt werden. Hierbei hilft unsere Checkliste.

Durchgängig integrieren

Neben der Datenqualität lebt die Digitalisierung auch von durchgängigen Prozessen. Gerade für die Exportkontrolle oder das Qualitätsmanagement sind Spezial-Anwendungen notwendig. Um hier nahtlose Übergänge zu schaffen, ist zu prüfen, ob der ERP-Anbieter die Integration dieser externen Anwendungen anbietet. In der Fertigungsindustrie spielt zudem die Anbindung von Maschinen und mobilen Geräten eine große Rolle, um das Industrial Internet of Things voranzutreiben.

Ressourcen einteilen

Damit das Projekt der ERP-Modernisierung gelingt, braucht es ausreichend Ressourcen. Ein ERP-Projektmanager, der neben seinem Arbeitsalltag ein ERP-System modernisiert, wird nicht den gleichen Erfolg erzielen wie jemand, der seine gesamte Energie auf das Projekt richtet. Ein Unternehmen, das nicht die Möglichkeiten hat, ausreichend Personal für die Dauer der Modernisierung oder Einführung bereitzustellen, ist gut beraten, einen externen Projektmanager zu beauftragen. Dieser stellt die Effizienz des Projekts und die Einhaltung der Projektlaufzeit sicher. Natürlich benötigt ein Modernisierungsprojekt auch die Ressourcen des ERP-Anbieters. Die zahlreichen Beratertage und die damit verbundenen Kosten schrecken ERP-Verantwortliche oft ab. Kleinere Projektschritte oder Hilfestellungen lassen sich jedoch auch über ein Remote Consulting abwickeln – ohne die Notwendigkeit einer vor Ort Präsenz. So lassen sich nicht nur Reisekosten sparen, auch das Projektteam kommt schneller mit dem Projekt voran.

Anbieter überprüfen

Die Personalstärke des Anbieters, dessen Philosophie und der geografische Standort der Entwicklungsabteilung sind wichtige Faktoren, die es vor einem Projektstart zu prüfen gilt. Noch wichtiger ist es, die wirtschaftliche Stabilität, sowie das Risiko einer Übernahme durch einen Mitbewerber richtig einzuschätzen, um langfristig den Projekterfolg zu sichern. Die Branchen- und Projekterfahrung sind hierbei ebenfalls nicht zu vernachlässigen. ERP-Hersteller wie proALPHA stellen die Projektqualität sicher, indem sie sowohl die Software als auch die Implementierung aus einer Hand anbieten.
Agiles Projektmanagement, vorgefertigte Templates und Prototypen vereinfachen ERP-Migrationen in vielen Fällen, zu Selbstläufern werden sie dadurch allerdings nicht. Die entsprechende Vorbereitung, ein motiviertes und kompetentes Team und vor allem den passenden Software- und Implementierungspartner an seiner Seite zu haben sind essenziell für den Erfolg eines Modernisierungsprojekts.

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