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Lesedauer: 3 Minuten 20.07.2020 Aktuelles & Trends

Cheeeese! Wie Fotos digitale Prozesse optimieren

Die meisten Smartphones halten heute problemlos mit normalen Digitalkameras mit, wenn es um das Aufnehmen von Bildern oder Videos geht. Als ständiger Begleiter in der Hosentasche oder im Rucksack ist es heute ein Kinderspiel, überall und jederzeit einen Schnappschuss einzufangen. Das eignet sich allerdings nicht nur für Social Media, sondern bietet im Unternehmen an vielen Stellen einen hohen Mehrwert. Wie das?

Wer kennt es nicht? Erscheint bei einem Vortrag auf einer Veranstaltung eine spannende Folie, wandern plötzlich überall Hände mit einem Smartphone nach oben. Es ist die einfachste und schnellste Art der Dokumentation. Auch in Besprechungen ersetzen Fotos von Flipcharts oder Whiteboards zunehmend den Schriftführer. Doch es gibt noch weitere Bereiche, die von Schnappschüssen profitieren.

Logistik: Kam, sah und dokumentierte
Bereits im Wareneingang bemerkt der zuständige Mitarbeiter einen beschädigten Karton. Ausgestattet mit einem Gerät zur mobilen Datenerfassung (MDE) kostet es ihn nur wenige Sekunden, den Mangel zu dokumentieren. Neben der demolierten Verpackung lässt sich so auch ein Defekt an der Ware oder in anderen Fällen eine falsche Lieferung festhalten. Das ermöglicht umgehend die Anforderung von Retoure und Ersatz, die mithilfe der Protokollierung auch von Sachbearbeitern im Backoffice angestoßen werden kann.
Doch auch wenn die Lieferung korrekt und ohne Beschädigungen ankam, sind schnelle Bildaufnahmen nützlich: Wird die Bestätigung der fehlerfreien Sendung im Wareneingang dokumentiert, sorgt dies für eine raschere Verbuchung und verkürzt in weiterer Folge die Durchlaufzeiten.

Versand: sicher versendet, sicher protokolliert
Wird eine Bestellung für den Versand vorbereitet, lässt sich mit einem Schnappschuss einfach dokumentieren, dass die Ware vollzählig und unversehrt verladen wurde. Kommt die Lieferung dann am Bestimmungsort beschädigt oder unvollständig an, ist klar belegbar, dass der Schaden während des Transports entstanden ist. So werden Haftungsstreitigkeiten bereits im Keim erstickt und wenige Sekunden Aufwand ersparen Unternehmen viel Ärger.

Fertigung: 80 %, 90 %, 100 % - Fertig!
In der Produktion bieten Fotos und Videos mehrere Vorteile: Werden ausgewählte Fertigungsschritte entsprechend dokumentiert, steigert das die Transparenz bei der Beurteilung von Qualität und Vollständigkeit. Darüber hinaus bieten audiovisuelle Aufnahmen eine gute Grundlage, um Prozesse weiter zu optimieren. Ist die Produktion erfolgreich abgeschlossen, dokumentiert ein schnelles Bild zur Fertigmeldung den Endzustand. Auch außerhalb der Fertigung bieten Bilder Mehrwerte – beispielsweise in der Kundenkommunikation. Fotos zeigen dem Kunden, wie weit seine individuelle Bestellung bereits ist und steigern so seine Vorfreude auf das Wunschprodukt.

Projektmanagement: Schritt für Schritt dokumentiert
Um bei komplexen Projekten – wie beispielsweise im Anlagenbau – die Übersicht zu behalten, ist es ratsam, sie in kleinere Etappen aufzuteilen. Mithilfe von Bildern und Videos lässt sich zudem der Fortschritt sowie der Zustand bestimmter Gewerke einfach aufnehmen. Das ist sowohl in den einzelnen Phasen des Projektes nützlich als auch für die finale Inbetriebnahme.

Service: gut dokumentiert, besser vorbereitet, bestens umgesetzt
Der Servicetechniker wird wegen eines dringenden Problems zum Kunden gerufen. Er steht unter hohem Druck, denn der Kunde verlangt die schnellstmögliche Behebung des Mangels. Bei notwendigen Folgearbeiten beginnt dieses Spiel für den nächsten Kollegen wieder von vorne. Hat der erste Techniker seine Tätigkeiten und den Zustand per Foto oder Video dokumentiert, erleichtert dies die Vorbereitung des nächsten Technikertermins. Zudem ermöglichen Vorher-Nachher-Aufnahmen eine bessere Protokollierung der geleisteten Wartung.

Von der digitalen Datei zum digitalen Prozess
Ein Foto oder Video, das im Fotofriedhof des mobilen Gerätes untergeht, bietet keinerlei Mehrwert. Dieser sinkt auch, wenn ein Mitarbeiter die Fotos erst über ein Terminal hochladen oder sie auf einen PC kopieren muss und so wertvolle Prozesszeit verschwendet. Im Idealfall überträgt der Mitarbeiter das aufgenommene Bildmaterial direkt vom mobilen Gerät ins Dokumenten Management System (DMS) und verknüpft es mit dem passenden Projekt. Dieser Vorgang dauert nur wenige Sekunden oder Minuten, doch über Tage und Wochen können so bereits mehrere Stunden Arbeitszeit gewonnen werden.

Verbrauchte Sekunden, gewonnene Stunden
Laut einer Studie von Kyocera und Statista verbringen Angestellte täglich bis zu zwei Stunden mit der Suche nach Dokumenten. Sauber im DMS abgelegt, sparen sich die Mitarbeiter sowohl den unnötig langen Suchaufwand als auch aufwendige Rückfragen, denn in der digitalen Akte stehen den Mitarbeitern im Backoffice alle notwendigen Informationen nahezu in Echtzeit zur Verfügung. Schnellere Reaktionen durch Kollegen beschleunigen zudem den Start nachfolgender Tätigkeiten. Das erhöht nicht nur die Geschwindigkeit, sondern auch die Transparenz im Prozess.

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