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RPA leicht erklärt: Wie Sie RPA für Ihr Unternehmen nutzen können

Lesedauer: 3 Minuten 25.05.2021 Aktuelles & Trends

Wie kann die Zukunft der Prozessautomatisierung aussehen?

Prozessoptimierung und Digitalisierung sind die Themen, die moderne Unternehmen aktuell bewegen. Geschäftsführer und Mitarbeiter wollen wissen: Wie steigern wir unsere Effizienz? Welche Prozesse lassen sich wie automatisieren? Und wie erkenne ich sie? Eine mögliche Antwort bietet die robotergestützte Prozessautomatisierung oder Robotic Process Automation – kurz RPA.

  1. Was ist RPA?
    Einfach erklärt: RPA beschreibt einen Software-Roboter, mit dem sich Geschäftsprozesse im Front- und Backoffice automatisieren lassen. Dabei imitiert die Technologie einen menschlichen Nutzer, der einen Computer bedient, Anwendungen ausführt und digitale Prozesse anstößt.

    Die Vorteile von RPA im Überblick:

    → Kosten reduzieren und Effizienz steigern
    → weniger Fehler und höhere Qualität
    → zufriedenere Mitarbeiter

    Im Vergleich zu anderen Automatisierungstechnologien erfordert RPA weder eine aufwendig programmierte Anwendungsschnittstelle noch Eingriffe in bestehende Systeme oder die unternehmenseigene IT-Infrastruktur. Die Software wird in der Regel auf virtuellen Maschinen gehostet und ist skalierbar. Außerdem lässt sich der Software-Roboter im 24-Stunden-Betrieb nutzen – das beschleunigt andere Prozesse.
    Durch die Automatisierung werden die Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet und das Fehlerrisiko bei der Datenverarbeitung sinkt auf null – da die RPA jederzeit nach definierten Regeln arbeitet.

  2. Was kann RPA?
    Anhand eines festgelegten Prozess-Workflows arbeitet der Software-Roboter seine Aufgaben ab, indem er das Verhalten eines menschlichen Nutzers nachahmt. Er kann sich unter anderem in verschiedene Anwendungen einloggen und repetitive Aufgaben ausführen, die bisher von den Mitarbeitern erledigt wurden.

    Klassische Aufgaben für RPA:

    → Verschieben von Dateien und Ordnern
    → Kopieren, Einfügen, Vergleichen von Daten
    Ausfüllen von Formularen
    → Extrahieren strukturierter und halbstrukturierter Daten aus Dokumenten

    Grundsätzlich kann RPA für alle strukturierten Prozesse genutzt werden, die klaren Handlungsanweisungen und wiederkehrenden Regeln folgen.

  3. Welche Prozesse sind für RPA geeignet?
    Wir stellen Ihnen hier sechs konkrete Anwendungsfälle vor, bei denen die robotergestützte Automatisierung ihre Stärken ausspielt:

    1. Stammdaten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern pflegen
      Administrative Aufwände für die Stammdatenpflege lassen sich dank RPA deutlich reduzieren. Das System analysiert und bearbeitet die eingehenden Veränderungsmitteilungen und quittiert sie automatisch mit einem Schreiben an den jeweiligen Absender.

    2. Bestellungen erfassen und bearbeiten
      In den meisten Unternehmen ist der Bestellprozess ein standardisierter Vorgang, der sich mithilfe von RPA effizienter und kostengünstiger gestalten lässt. Vom Versand der Bestellbestätigung über den Druck des Lieferscheins bis zur Rechnungsstellung führt der Roboter alle Aufgaben selbstständig aus.

    3. Statusmeldungen und Versandbenachrichtigungen
      Ein einfaches Paket-Tracking ist bei vielen Kunden Gold wert. Dank RPA aktualisiert und kommuniziert der Roboter die Daten im Bedarfsfall. Ergänzend kann er Aufträge in Planungssystemen protokollieren und Abholzeiten in Kunden- oder Speditionsportalen eintragen.

    4. Mit Kunden beziehungsweise Nutzern kommunizieren
      Wiederkehrende Kunden- oder Nutzeranfragen kann das System automatisiert bearbeiten und damit die Kundenzufriedenheit steigern. Zudem lassen sich Kundenanliegen priorisieren, indem wichtige Themen direkt an den zuständigen Sachbearbeiter delegiert werden. Dokumente wie Kontoauszüge und Rechnungen stellt das RPA-System auf Wunsch ebenfalls automatisch zu.

    5. Formulare ausfüllen
      Klassische Kundenanliegen mit definierten Prozessen können vom Software-Roboter aufgenommen und sämtliche dazugehörigen Formulare bearbeitet werden. Einzige Aufgabe des Mitarbeiters: Die Dokumente archivieren, damit das Anliegen später jederzeit nachvollzogen werden kann.

    6. Berechnungen durchführen
      Ebenfalls relevant für RPA: Die automatische Berechnung von Werten und Positionen durch den Software-Roboter – streng regelkonform und fehlerfrei. Aus den Ergebnissen leitet er selbstständig Entscheidungen ab und führt Wenn-Dann-Befehle aus. Der Mensch muss nur eingreifen, wenn es irgendwo hakt.

Die Einführung von RPA lohnt sich vor allem in Geschäftsbereichen mit einem hohen Volumen an wiederkehrenden Routinevorgängen. Denn die Mitarbeiter werden hier deutlich entlastet und die Produktivität sowie die Effizienz im Unternehmen sichtbar gesteigert.

Damit RPA-Systeme in Zukunft auch komplexe Prozesse weitgehend selbstständig erledigen können, arbeiten Entwickler bereits an kognitiven Software-Robotern, die sich mithilfe von KI (künstlicher Intelligenz) eigenständig weiterentwickeln. Welche erweiterten Einsatzmöglichkeiten sich daraus ergeben, wird sich noch zeigen.

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