Gesetzliche Änderungen und rechtliche Vorgaben, wie etwa GoBD oder E-Rechnungsverordnung, geben den Weg in Richtung Digitalisierung für das Rechnungswesen stark vor. Mobile Lösungen, Workflows oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS) merzen manuelle Doppeleingaben und Medienbrüche zunehmend aus. Den digitalen Fortschritt bewerten Leiter von Finanzbereichen jedoch oftmals sehr unterschiedlich. Ein Schnellcheck aus zehn Fragen hilft dabei, die Frage „Wie weit ist das Rechnungswesen bei der Digitalisierung?“ zu beantworten.
- Bis zu welchem Grad läuft die Eingangsrechnungsverarbeitung automatisiert ab?
Wer seine Rechnungen automatisch scannt und einliest, hat bereits den ersten Schritt in Richtung durchgängige Automatisierung getan. Wirklich digital ist der Prozess damit allerdings noch nicht. Erst, wenn die Rechnung im Anschluss formal und inhaltlich geprüft wird und die Buchungssätze nach den erforderlichen Freigaben vorbereitet werden, ist dies der Fall. Bei Behörden fordert der Gesetzgeber schon heute zwingend strukturierte Rechnungen, wie zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung. Daher sollten Unternehmen bereits jetzt ihre Prozesse darauf ausrichten.
- In welchem Ausmaß setzen Sie Workflows zur Prozessautomatisierung ein?
Ein einzelnes digitales Dokument bedeutet noch lange keine Digitalisierung. Es ist ratsam, die weiteren Arbeitsschritte und Abläufe mithilfe von Workflows zu vernetzen. Das vereinfacht die Dokumentation von Schritten, die für die Compliance relevant sind. Zusätzlich steigern Workflows die Produktivität, da Mitarbeiter ihre nächsten Aufgaben direkt zugewiesen bekommen, ohne Nachfragen oder Suchen. Gemäß GoBD sind Unternehmen auch dazu verpflichtet, sämtliche Prozesse in einer Verfahrensdokumentation aufzuführen. Betriebsprüfer werden in Zukunft die Verfahrensdokumentation stärker in den Fokus stellen.
- Greift das monatliche Reporting auf eine zentrale Datenbasis zurück?
Ein regelmäßiges Reporting für verschiedene Unternehmensbereiche zu erstellen, ist oftmals eine sehr zeit- und arbeitsintensive Aufgabe. Doch es gibt einen einfacheren und vor allem schnelleren Weg: über ein Cockpit, das die benötigten Daten automatisiert bereitstellt, und zwar in den gewünschten Dimensionen. Ein zentrales ERP-System schafft hierfür die beste Basis.
- Gibt es ein Programm zur laufenden Verbesserung der Datenqualität?
Beim direkten Datentransfer aus einem System ins nächste, wie es bei digitalisierten Prozessen üblich ist, entfällt der Mensch als Korrektiv. Die Datenqualität wird damit zu einem kritischen Erfolgsfaktor. Wer seine Stamm- und Bewegungsdaten hier und da mal über ein Großprojekt aufräumt, wird auf lange Sicht keine dauerhaft höhere Datenqualität erzielen. Hier gilt „Slow and steady wins the race“. Es braucht einen kontinuierlichen Prüf- und Korrekturprozess. Dabei hilft unsere Checkliste. - Wird ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwendet?
Wenn sich das Finanzamt mit einer Betriebsprüfung ankündigt, ist es möglich, dass der Prüfer eine digitale Betriebsprüfung verlangt. Hat das Unternehmen seine Belege also in digitaler Form abgelegt, erfüllt es damit die rechtlichen Anforderungen und profitiert obendrein noch von einer höheren Effizienz. Denn ein DMS reduziert Suchzeiten deutlich und erhöht darüber hinaus die Flexibilität der Mitarbeiter, da sie standortübergreifend Zugriff auf wichtige Dokumente haben.
- Sind Konsolidierungssysteme im Einsatz?
Viele Unternehmen im Mittelstand sind zu einem Konzernabschluss verpflichtet. Das bringt spätestens der Schritt ins Ausland mit sich. Bei der Erstellung einer Konzernbilanz helfen Konsolidierungssysteme, welche sich idealerweise bereits im ERP-System abbilden lassen. Ist dies nicht möglich, sollte der ERP-Anbieter als Alternative eine Integration anbieten, die eine umfassende Konsolidierungslösung beinhaltet. - Welche Schnittstellen sind zu externen Systemen vorhanden?
Die Vernetzung über Systemgrenzen hinweg ist eine wichtige Grundlage der Digitalisierung. Die Übertragung von Daten von einem System ins nächste muss automatisiert funktionieren. Damit sich diverse Systeme integrieren lassen, ohne in einem Chaos aus Schnittstellen unterzugehen, ist der Einsatz einer serviceorientierten Architektur (SOA) von Vorteil. Die Transformation der Daten aus verschiedenen Formaten, wie Währungs- oder Datumformaten, übernimmt hier ein sogenannter Datenbus. Er stellt die Daten an den Stellen bereit, an denen sie im Prozess gebraucht werden. - Wird ein zentrales Stammdatenmanagement betrieben?
Die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung ist ein zentrales und funktionierendes Stammdatenmanagement, das auch betriebsübergreifend genutzt wird. Denn wenn verschiedene Abteilungen in unterschiedlichen Systemen ohne gemeinsame Stammdaten arbeiten, sind überflüssige Doppelarbeiten und Missverständnisse kaum zu vermeiden. - Ist ein elektronischer Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten vorhanden?
Hier kommt Vielen auf Anhieb das Stichwort „EDI“ in den Sinn. Auch die öffentliche Hand fördert Entwicklungen wie diese, beispielsweise mit Vorschriften zur E-Rechnung. Doch es gibt noch weit mehr Stellen, an denen Informationen ausgetauscht werden, die für das Rechnungswesen relevant sind: von der Auftragsbestätigung bis zum Zahlungsavis. - Gibt es die Option, Kontoauszüge elektronisch einzulesen und zu verarbeiten?
Die Basis für den Informationsaustausch auf digitalem Wege haben die Banken mit den Regelungen für gebuchte Kontoauszüge im XML-Format und der ISO-Norm 20022 gelegt. Das erleichtert und beschleunigt den Abgleich mit offenen Posten enorm und erhöht die Effizienz sowie die Transparenz.
Mit diesen zehn Fragen können Leiter von Finanzbereichen die aktuelle Lage zur Digitalisierung in ihren Abteilungen einschätzen und so die nächsten Schritte einleiten. Denn auch im Rechnungswesen spielt die Digitalisierung eine große Rolle und darf nicht verschlafen werden.
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Nicht vergessen:
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