Möglichkeiten, Rechnungen in elektronischer Form auszutauschen, gibt es schon lange. Durch die E-Rechnungsverordnung bekommt das Thema neuen Schub – und hohe Brisanz für viele mittelständische Unternehmen.
Auf den ersten Blick liest es sich so, als beträfen die rechtlichen Vorgaben zur E-Rechnung nur Behörden. Denn die EU-Richtlinie, das deutsche E-Rechnungsgesetz und die darauf aufbauende E-Rechnungsverordnung verpflichten in erster Linie öffentliche Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Ziel ist der einfache, sichere, schnelle und ressourcenschonende Rechnungsaustausch basierend auf einem technologieneutralen E-Invoicing-Standard. Erst auf den zweiten Blick zeigt sich die hohe Relevanz für Unternehmen. Denn in nur zwei Jahren, ab dem 27.11.2020, unterliegen sämtliche Betriebe, die Aufträge von Stellen des Bundes erhalten, der E-Rechnungspflicht. Ausgenommen sind nur Direktaufträge mit einem Nettowert unter 1.000 Euro, Organleihen, Auslandsbeschaffungen sowie sicherheitsspezifische Aufträge, die der Geheimhaltung unterliegen. Die Länder bereiten derzeit ergänzende Gesetze vor.
Für viele Betriebe wird damit der E-Rechnungsstandard gegenüber der öffentlichen Hand obligatorisch. Und selbst Unternehmen ohne behördliche Auftraggeber werden von den Veränderungen indirekt betroffen sein. Denn die Effizienzgewinne, die Unternehmen mit der E-Rechnung realisieren, werden auch ihre Mitbewerber zu einem Umstieg motivieren. Deshalb sehen Experten in der Regelung ein gesamtwirtschaftliches Aufbruchssignal für die elektronische Rechnungsverarbeitung.
Durchblick im Dickicht der Begrifflichkeiten
Was aber genau ist eine E-Rechnung? Bereits heute gibt es zahlreiche elektronische Formate, in denen Rechnungen übermittelt werden. Neben Bilddateien im tif-, jpg- oder pdf-Format verschicken Unternehmen auch strukturierte Dateien in Form von XML oder EDI. Last but not least existieren auch Hybridformate, die Bild- und strukturierte Information kombinieren. Dazu gehören PDF/A sowie die Formate gemäß dem Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, ZUGFeRD 1.0 und seit dem 13.09.2017 auch ZUGFeRD 2.0.
Im Sinne der EU-Richtlinie sind Bilddateien, Scans einer Papierrechnung oder ein einfaches PDF keine E-Rechnung. Gemäß den europarechtlichen Vorgaben wird diese als strukturierter Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen – und zwar so, dass eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Das von der EU-Kommission beauftragte europäische Normungsgremium CEN hat dafür ein gültiges Datenmodell und zulässige Syntaxen festgelegt. Zu den Kernelementen gehören unter anderem Rechnungszeitraum, Angaben zum Verkäufer, Erwerber, Zahlungsempfänger, Auftragsreferenz, Lieferantendetails. Darauf aufbauend haben die deutschen Behörden die sogenannte XRechnung als Verwaltungsstandard definiert. Grundsätzlich schreibt der Gesetzgeber aber kein technisches Format vor, sondern legt lediglich die inhaltlichen Rahmenbedingungen fest. In der Wirtschaft können daher bereits etablierte Datenaustauschstandards wie ZUGFeRD gleichberechtigt neben XRechnung verwendet werden, solange sie – wie ZUGFeRD 2.0 – den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen. ZUGFeRD 1.0 erfüllt diese Anforderungen nicht.
Echtes Win-Win: Vorteile auf beiden Seiten
Der Umstieg auf E-Rechnung bringt sowohl Rechnungsstellern wie Rechnungsempfängern Vorteile. Denn neben Kosten für Papier und Porto sparen sich beide Seiten auch Kosten für Mehrfachablage und Archivierung der Papierrechnungen. Abgelegte Rechnungen lassen sich elektronisch schneller wiederfinden. Das Risiko, dass Rechnungen auf dem Postweg oder in der Organisation verloren gehen, sinkt. Zudem gewinnt der gesamte Rechnungsprozess beim Rechnungsempfänger an Geschwindigkeit, wodurch sich Skontovorteile schneller nutzen lassen. Automatisierte Workflows helfen außerdem, Kosten beim Erfassen und Prüfen der Belege einzusparen – und Medienbrüche mit manuellen, fehleranfälligen Arbeitsschritten werden vermieden. Die E-Rechnung sorgt damit für mehr Effizienz.
Umstieg auf das E-Invoicing
Bevor Unternehmen sich mit technischen Lösungen befassen, sollten sie zunächst prüfen, welche Mengen und Arten von Rechnungen anfallen und welche Kunden- und Lieferantenanforderungen bestehen. Außerdem gilt es, die aktuellen Prozesse zu analysieren und damit Optimierungspotenziale aufzudecken. Daraus lassen sich im Anschluss bessere Soll-Prozesse ableiten. Um sicherzugehen, dass alle Vorteile des E-Invoicing ausgeschöpft werden, müssen im Projektteam Rechnungswesen, Einkauf und die IT-Abteilung vertreten sein. Nur so können Digitalisierungschancen in vor- und nachgelagerten Prozessen genutzt werden. Erst danach geht es in die technische Umsetzung.
Technische Unterstützung
Grundsätzlich besteht ein richtiger technischer Set-up aus drei Komponenten: Zunächst einem elektronischen Rechnungseingang, wie einem speziellen E-Mail-Postfach oder einer Daten-Schnittstelle. Zweitens gilt es, einen digitalen Rechnungsworkflow aufzusetzen, in dem idealerweise alle Schritte von der inhaltlichen und formalen Prüfung über die nötigen Freigaben bis hin zum vorbereiteten Buchungssatz automatisiert gesteuert und durchgängig dokumentiert werden. Last but not least gehört eine revisionssichere, elektronische Archivierung dazu. ERP-Komplettlösungen wie proALPHA bringen all dies bereits mit.
Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung haben Betriebe, die ein umfassendes ERP-System im Einsatz haben, bereits die Basis geschaffen – zumindest dann, wenn dieses über eine automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und ein Dokumenten-Management-System verfügt. Unternehmen, die aktuell vor der Auswahl eines neuen ERP-Systems stehen, sind daher gut beraten, explizit nach diesen Komponenten und nach der Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD 2.0 zu fragen. Im Bereich der Debitorenbuchhaltung sollte das Finanzsystem regelkonforme Rechnungen erstellen und über einen automatisierten Belegversand direkt an den Kunden übermitteln können. Wichtig ist auch hier die Compliance nach dem neuen Standard.
Nicht ob, sondern wann ist die Frage
Laut einer Studie von ibi research aus 2017 nutzten nur 27 Prozent der Mittelständler die strukturierten Daten, die ihnen mit einer E-Rechnung geliefert wurden . Dabei wäre das Effizienzpotenzial enorm: Eine Studie des BMI von 2014 verweist darauf, dass sich Mitarbeiter vom Posteingang bis zur Zahlung im Schnitt zwischen 16 und 23 Minuten mit einer Papierrechnung befassen, ein elektronischer Rechnungsprozess den Aufwand auf 5 bis 7 Minuten verkürzen kann. Diese Zahlen sprechen für sich und sollten für jedes Unternehmen Grund genug sein, sich mit der E-Rechnung auseinanderzusetzen. Die meisten werden es in absehbarer Zeit sowieso tun müssen.
